L’envoi d’une facture à un client n’est souvent qu’une partie de la documentation d’une vente. En effet, le processus de facturation nécessite l’émission de plusieurs documents dont chacun remplit une fonction distincte.
Cet article explique le processus de facturation et les documents nécessaires à la facturation, notamment la création de devis , la facture proforma , la facture finale , et enfin le bon de livraison et le reçu de paiement.
Étape 1 : traitement des détails de la vente
Il est naturel que les clients se renseignent avant de s’engager dans un achat et il est important pour ça de comprendre la différence entre devis et facture. Les demandes dépendent principalement du type de produit ou de service que vous proposez. Si vous vendez un produit, la demande du client peut être aussi simple que la confirmation du prix.
Cependant, pour les entreprises qui offrent des services, les clients potentiels peuvent exiger des personnalisations concernant l’ offre et les prix.
En effet, les services ne sont guère standards et les coûts peuvent varier selon les demandes de chaque client. Ainsi, grâce à un devis ou une facture proforma vous pouvez communiquer à l’acheteur potentiel l’aperçu des coûts pour l’aider dans son choix.
Créer un devis pour un prospect
Un devis est le premier document officiel que vous enverrez à votre client. Il est fourni à un client après qu’il a exprimé son intérêt à acheter votre produit ou service. Le devis est utilisé pour indiquer aux clients le prix du service ou du produit avant qu’ils ne s’engagent à acheter. C’est une des différences entre devis et facture.
Lors de l’émission d’un devis, il est important d’inclure la plupart des informations que vous vous attendez à voir sur une facture. Vous pouvez fournir une ventilation du prix, des remises applicables , des détails sur votre entreprise et le contact client. De plus, vous devez également indiquer la durée de validité du devis.
Il est important de souligner qu’un devis n’est pas considéré comme un document légal, il n’est donc pas possible d’effectuer des paiements par son intermédiaire.
Étape 2 : Finalisez la vente avec une facture
Une autre différence entre devis et facture est la suivante.
Une fois que le client confirme qu’il achètera un produit ou un service, il est temps d’émettre une facture. Vous pouvez décider d’émettre une facture proforma ou une facture finale.
Créer une facture proforma
Si les derniers détails de la vente ne sont pas encore confirmés, vous pouvez émettre une facture pro forma . Bien qu’une facture pro forma puisse à première vue ressembler à un devis, la fonction des deux documents est fondamentalement différente.
Lorsque vous émettez une facture proforma, le client a déjà confirmé qu’il effectuera l’achat. Au lieu de cela, un devis n’est qu’une réponse à la demande d’informations supplémentaires lorsque le paiement n’est pas encore garanti.
Par exemple, supposons que vous possédiez un restaurant et qu’un client réserve une table pour un déjeuner d’affaires. Le service a déjà été convenu, mais il peut être nécessaire de modifier le nombre de personnes présentes au déjeuner. Par conséquent, dans ce cas, vous pouvez émettre une facture proforma et la convertir en facture une fois la transaction confirmée.
Une facture proforma ressemble à une facture standard. Cependant, elle n’a pas de numéro de facture et comporte souvent la mention « Proforma Invoice » afin de ne pas la confondre avec une facture définitive.
Tout comme un devis, une facture proforma n’a aucune valeur juridique. En effet, il n’est pas possible d’effectuer des paiements sur une facture proforma. Une fois que la vente a été confirmée et que le client est prêt à payer le solde impayé, une facture finale doit être émise.
Créer une facture finale
Les factures finales sont légales et peuvent être utilisées pour demander des paiements aux clients. Les factures nécessitent certaines informations pour être valides et se distinguent des autres documents par le numéro de facture et l’en-tête « Facture ».
La facture est le document le plus utilisé dans le processus de vente. Pour créer une facture, vous pouvez convertir un devis ou une facture pro forma déjà émis, ou créer une nouvelle facture à partir de zéro.
La facture comprend les modalités de paiement , la date d’ échéance , un détail de la vente, le montant total dû et la TVA éventuelle . Il comprend également des informations sur votre entreprise et les détails de vos clients.
À ce stade, la vente est finalisée et la facture ne peut plus être modifiée. Si les devis et factures pro forma peuvent être révisés, une erreur sur une facture finale doit être corrigée en annulant la facture avec un avoir .
Créer une facture électronique
La création d’une facture électronique comprend toutes les étapes nécessaires à une facture définitive. La différence entre la facture simple et la facture électronique réside dans la manière dont elle est envoyée au client. En fait, après avoir rempli la facture électronique, celle-ci doit être envoyée au système d’échange (ES) de l’Agence du revenu au lieu d’envoyer la facture directement au client.
Avec un programme de facturation électronique tel que, vous pouvez envoyer vos factures électroniques de manière simple et intuitive grâce à l’intégration avec l’ES au format XML .
Étape 3 : réception des paiements et confirmation de la livraison
L’émission d’une facture n’est peut-être pas la dernière étape de la correspondance avec votre client. Une fois le paiement reçu, fournir des documents supplémentaires peut aider le client à s’organiser.
Confirmer les paiements des clients avec un reçu de paiement
Une fois que vous avez reçu toute forme de paiement du client, vous pouvez émettre un reçu pour confirmer le paiement intégral d’une facture ou un paiement partiel. L’émission d’un reçu de paiement donnera au client la tranquillité d’esprit, sachant qu’il a correctement payé la facture.
Le reçu de paiement doit contenir le numéro de facture pour laquelle le paiement a été effectué, le montant payé, tout solde restant dû et les coordonnées du client et du vendeur.
Envoyer un document de transport (DDT)
Si vous fournissez des produits à votre client, il peut être nécessaire d’inclure un document de transport (DDT) , également appelé bon de livraison, dans tout envoi. Ce document décrit les produits inclus dans la livraison spécifique et peut être utilisé par le client comme liste de contrôle pour s’assurer qu’il a bien reçu la marchandise.
Le bordereau d’expédition comprend à la fois les coordonnées de l’entreprise et du client. Il doit également indiquer la date d’émission et de livraison et une liste des produits inclus dans l’envoi. En tant qu’entreprise, vous pouvez également choisir de demander la signature d’un client pour confirmer qu’il a bien reçu vos produits.
Différence entre devis et facture
Bien que tous ces différents types de documents puissent être déroutants au début, un programme de facturation peut vous aider à chaque étape du processus.
Le programme de facturation remplira automatiquement vos informations
À chaque étape, votre programme de facturation copiera vos informations commerciales d’un document à l’autre, garantissant que les détails restent les mêmes et contribuant à minimiser le risque d’erreurs.
Si vous créez un devis à l’aide de votre programme de facturation, il sera possible de convertir automatiquement ce document en facture. Ensuite, vous pouvez décider d’envoyer une facture proforma ou une facture finale à votre client. Bien sûr, vous pouvez modifier manuellement ces informations si nécessaire, et le logiciel s’adaptera à vos modifications.
Le programme de facturation vous fournit des modèles en ligne à remplir
En utilisant un programme de facturation, vous n’oublierez jamais quelles informations doivent être présentes sur chaque document. Par exemple, lorsque vous créez une facture, il vous suffit de remplir le modèle de facture qui vous est fourni pour émettre une facture conforme à la loi italienne.
De plus, l’utilisation de modèles en ligne garantira que vos documents sont formatés de manière cohérente. Avec un programme de facturation, vous pouvez personnaliser la conception de vos factures et utiliser la même police, la même palette de couleurs et le même format, ce qui porte votre correspondance avec vos clients au niveau supérieur.